Todoist på djupet – Samla in och bearbeta

För ett tag sedan skrev jag om hur jag har satt upp mina projekt i Todoist. Nu tänkte jag berätta om hur jag samlar in och bearbetar de uppgifter jag ska göra – det är ju trots allt en ganska viktig del av att hantera sin att göra-lista.

Det är viktigt att skilja på att samla in, bearbeta och göra. I det här inlägget tänker jag inte alls gå in på göra. Det har jag skrivit lite om tidigare och kommer nog skriva mer om i framtiden. Istället vill jag fokusera på samla in och bearbeta.

Samla in

Det allra första du behöver göra att notera allt som du ska/vill/måste göra i inboxen i Todoist. Det är hela syftet med ett sånt här system. Och när jag säger allt, så menar jag allt. Våra hjärnor är erkänt dåliga på det som kallas prospektivt minne (att komma ihåg vad vi ska göra), och därför ska vi inte syssla med det alls tycker jag.

Sitter du i ett möte och hör dig själv säga att du ska maila någon information efter mötet? Skriv upp det på en gång. Öppnar du badrumsskåpet och ser att det är slut på tandkräm? Gör inget annat innan du skrivit upp att du ska köpa mer.

Viktigt! Poängen är att samla in sakerna, inte att börja göra dem. Det vore väldigt ineffektivt att springa iväg till affären en gång för varje sak du ska handla. Skriv bara upp. Inget mer. Den tiden är inte nu.

Se till att det är så friktionsfritt som det bara går att lägga till saker i din inbox. När jag sitter vid datorn har jag alltid en flik öppen i webläsaren när jag noterar sånt dom dyker upp. Annars använder jag appen i telefonen. Vissa gånger använder jag röstfunktionen ”Ok Google, take a note to [x]” på telefonen, den har jag kopplat ihop med Todoist.

Det gör ingenting om det inte är så välformulerat när du samlar in. Jag har ibland noteringar som är nästintill obegripliga för att jag inte ens orkat stava ordentligt. Det viktiga är att du minns vad du menade när ska bearbeta.

Så här kan det se ut i min inbox efter en dag av blandade noteringar

Bearbeta

Nästa steg är att bearbeta allt som finns i din inbox. Sätt av tid speciellt till det varje dag (jag brukar göra det på kvällen). Nu är det igen lätt att börja springa iväg och göra saker för att du vill bocka av dem, men motstå frestelsen. Nu bearbetar vi.

När du ska bearbeta det som finns i din inbox finns först en del förhållningsregler:

• Hoppa inte över något. Gå igenom uppgifterna en i taget, uppifrån och ned.
• Lämna aldrig något kvar i inboxen.

Min princip för bearbetning

1. Finns det EN konkret uppgift?

Finns det fler än en är det eget projekt.
Finns det ingen har det inget i din att göra-lista att göra. Då kanske det istället är information som ska sparas för referens, eller bara något som ska tas bort utan åtgärd (man behöver faktiskt inte springa på varenda boll).
En bra tumregel är att noteringen bör börja med eller vara ett verb, t ex Fråga mamma om julafton eller Tidrapportera.

2. Vill/måste du göra detta?

Om nej, ta antingen bort eller lägg till i Någon gång/Kanske.

3. Vad är nästa steg?

Antingen är det en konkret action och då är du klar nu. Har du istället skapat dig ett projekt, bestäm dig för vad nästa steg är – det är det som ska in i din lista.
Här är det bra att lägga lite extra tid på att fundera på vilka faktiska steg du ska ta för att ta dig framåt.

Som exempel har jag en punkt i min lista som jag skjuter på varje dag: Fundera på förvaring i Frejas garderob. Jag vet varför den inte blir avbockad: Det är inte alls konkret vad jag ska göra. En bättre action hade varit Välj ut 5 bilder på Pinterest som visar bra förvaringslösningar för barn.

Ett annat misstag som är lätt att göra är att ha för stora uppgifter. Städa garderoben riskerar att bli en sån där sak du bara skjuter på framtiden. Rensa en hylla i garderoben kan du göra på 10 minuter. Då får du bocka av något på listan, och rätt ofta händer det att du fortsätter med resten av garderoben av bara farten.

4. Finns det ett datum detta ska göras?

Om ja: Schemalägg det på en gång.
Om nej: Sätt antingen ett datum eller lägg till i Någon gång/Kanske. Det finns ingen vits i att ha saker på din lista som du inte planerar att göra.

Har du fler tips som hör hemma på den här listan? Kommentera gärna!

Intresserad av att veta mer om hur jag använder Todoist eller få fler tips i allmänhet för att göra vardagen lite enklare? Lär mer om Todoist på djupet eller kolla in hela kategorin En enklare vardag.